The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information
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The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information

个人心得

作者的整体思路非常值得借鉴,目前自己的 Notion 结构就是用这种方式来组织的。在实践的过程中额外有几个小的心得供参考:

  • 在审视 Area 的时候要小心,不要创造出来太多的 Area,这样会让自己失焦(我控制在 7 个)。一定要好好研究 Project 和 Area 的定义!
  • 在这个方法中,我增加了「缓存(MemoryCache)」这个概念(你可以理解为是一个收件箱或者一个特殊的Area),因为这样能让我把一些突发的灵感记录下来。原因是每次都创建一个 Project 并选择 Area 是一个很烧脑的过程。对于灵感来说核心是迅速记录 —— 后来这部分挪到了 Bear(启动更快,tag 更方便)
  • Resource 部分我用 Notion 进行了改造。因为作者这个只讲了资源的收集,而我对于某些主题还会有一些个人的总结和创作,所以利用了两个关联数据库来实现。默认丢到一个大数据库,然后关联另一个分类的数据库。自己创作的内容,都放到分类数据库的分类中 如右图,这是分类数据库。Related to List 这个是关联的叫「List」的数据库。同时还给各个分类增加了优先级,提醒自己聚焦。

  • 定期维护,把不要的 Project 关掉,有一些 Area 拆分的不好也可以重新维护。遗忘是为了更好地面向未来
  • 基于
    什么是西蒙学习法 | What We Know About Learning
    👨🏻‍🏫
    学习如何学习
    一段时间不要开太多的 Project,否则会造成精力分散。
  • 不要追求一步到位或者结构完美,所有的习惯都是慢慢的演化出来的,尽信书不如无书,所以首先要坚持下来,然后再根据自己的习惯大胆的发挥就好。

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设计原则

想象一下完美的信息组织系统。 它能有效的支持你的工作,告诉你信息都被放在了哪里,以及当你需要的时候,如何快速的找到它。

所以这个系统必须是:

  • 通用的(universal):包含来自任何来源的任何种类的信息,并且能跨平台兼容不同时代的信息管理工具。
  • 灵活的(flexible):能够与你之前的任何项目或活动所兼容,并且能兼顾未来的拓展性
  • 简单的(simple): 不需要任何耗时的维护、编目、标记或重组,只需最低限度的维护、编目、标记或重组即可
  • 可操作(actionable):与任务管理和项目管理方法的无缝集成
  • 跨平台(cross-platform):能够用于任何平台,不同时代的信息管理工具
  • 结果导向(outcome-oriented):构建信息的结构,以便能交付有价值工作
  • 模块化(modular):根据当前任务的需要,允许隐藏或显示不同级别的细节
  • 机动性强(opportunistic):从好的方面来说,是利用已经完成的工作,而不是需要专门的管理时间

P.A.R.A 的含义

P.A.R.A. 代表 项目ー区域ー资源ー档案,这四个一级分类涵盖了你在工作和生活中可能遇到的所有类型的信息。让我们从定义开始,这些定义非常精确:

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Project | 项目

一个项目是「一系列与一个目标相关的任务,有一个最后期限。

例如: 完成 App 的模型;研发的项目计划;执行业务开发活动;撰写博客文章;确定最终版产品说明书;参加会议

Area | 领域

一个领域是「一个有明确标准的活动范围,随着时间的推移需要维持一个标准(或者状态)」

例如:健康;财务;专业发展;旅游;爱好;朋友;公寓;产品开发; 写作

Resource | 资源

资源是「持续感兴趣的话题或主题」

例如:习惯形成;项目管理;超人主义;咖啡;音乐;园艺;在线营销;SEO;室内设计;建筑;笔记

Archives | 归档

归档区包括「其他三类已经完成,需要归档的项目」

例如: 已经完成或变得不活跃的项目;不再致力于维护的能力区;不再感兴趣的资源

视觉上的隐喻,我们把时间花在完成任务上,这些任务自然而然地分为项目,这些项目属于我们的领域。
视觉上的隐喻,我们把时间花在完成任务上,这些任务自然而然地分为项目,这些项目属于我们的领域。
例如,你可能会发现自己写了一篇博文的初稿,而这篇博文与 "产品X发布 "这个项目相关联,属于 "产品开发 "的领域。这可能只是你在工作中负责的几个活动领域之一,还有 "业务战略"、"招聘/人员配置 "和 "财务报告"。在你的个人生活中,你还有更多的领域,比如 "育儿"、"兴趣爱好"、"公寓 "等。
例如,你可能会发现自己写了一篇博文的初稿,而这篇博文与 "产品X发布 "这个项目相关联,属于 "产品开发 "的领域。这可能只是你在工作中负责的几个活动领域之一,还有 "业务战略"、"招聘/人员配置 "和 "财务报告"。在你的个人生活中,你还有更多的领域,比如 "育儿"、"兴趣爱好"、"公寓 "等。

项目 VS. 领域

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这些定义看起来相当简单,但我想集中讨论项目和领域之间的差异。这两者如果定义不清晰,就会造成许多生产力上的问题

让我们把这两个类别的定义分成两部分:

一个项目有一个要实现的目标 :

一个将要发生的独立事件,允许这个项目被完全删除并从列表中删除。 这个目标应该在一个特定的时间点实现。 它有一个最后期限或时间框架,无论是外部的还是自我强加的。

相比之下,领域有一个标准需要维护。

领域没有结束的日期或最终的结果。 你在这方面的表现可能会随着时间的推移而起起伏伏,但是这个标准会无限期地持续下去,并且在任何时候都需要一定程度的关注。

项目总是从属于某个领域,下面是一些例子

  • 跑马拉松是一个项目,而健康是一个领域
  • 出版一本书是一个项目,而写作是一个领域
  • 节省3个月的开支是一个项目,而财务是一个领域
  • 去泰国度假是一个项目,而旅游是一个领域
  • 计划一个周年晚宴是一个项目,而配偶是一个领域

在所有这些例子中,项目都有完成日期。 它们不是完整的就是不完整的。 另一方面,领域有必须无限期维持的标准。

制作清单

既然我们已经打好了基础,那么就让我来告诉你,这两个类别之间哪怕只是微妙的混淆,也会造成许多问题。

当我以生产力教练的身份与客户合作时,我首先会要求他们出示他们的项目清单。我需要通过这个来了解他们做的是什么样的工作,他们目前的工作量,以及他们正在积极努力实现的成果。

他们通常会给我这样的东西(见下图)

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你看到问题所在了吗? 这个列表中没有一项是项目。 假期有结束的时候吗? 有没有这样一个时刻,你可以一劳永逸地把“效率”从你的清单上划掉? 不ー这些是正在进行的领域,而不是项目。

那又怎么样? ,这只是一些词汇的歧义,对吧?

我不这么认为。 有三件绝对重要的事情是你不能做的,除非你把你的领域区分成清晰的项目。

1. 你不能确认你的承诺边界:

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我经常被问到“生产能力 / 利用率”类别下的问题:

  • 我如何知道我应该减少还是增加我的工作量?
  • 我怎么知道在任何特定的时间里我应该做多少个项目?
  • 什么是短期项目与长期项目(或研究与生产,或计划与执行,或分析与综合,或其他二分法)的正确组合?

除非我对他们目前的工作量和项目组合有一定的了解,否则我根本无法开始回答这些具体的问题

看看上面图片左边的列表 —— 「招聘 / 人事安排」是否让你感觉到这个人的工作量或义务? 没有。 这可能花费几分钟,也可能每天都要耗费所有精力来做。总之这个是一个黑匣子,没有给我任何信息。

现在看看右边相应的项目列表——这难道不能让你更好地了解这个人的工作量,甚至他们所从事的项目的性质吗?

在你知道自己承诺的是什么之前,你无法知道要改变什么。而你所承诺的东西,不是模糊的责任集合,而是一串有形的结果。换句话说,就是项目。

2. 目前的努力和长期目标没有关联

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对于知识工作者来说,最大的瓶颈永远是早上起来的时候。知识工作不仅需要我们的时间和精力,还需要我们的参与度和创造力。正因为如此,个人的积极性是压倒一切问题的首要问题。

现在,想象一下,当你日复一日、年复一年地从左边的清单中醒来时,你会有怎样的心理效应。领域很少会有变化,记得吗?无论你多么努力工作,付出多少年的努力,永远不变的责任清单只会越来越重,越来越长。

这简直是抹杀一个人积极性的最好方法。

通过将这些责任分解成大小不一的项目(如右边的列表),你可以确保你的项目清单几乎每周都会有变化。这就创造了一种节奏和完成项目的动力,以保持你的积极性。它能产生持续的新奇感,最新的研究表明,这种新奇感对于满足感是必不可少的。

而且你总是可以把你的责任分解成更小的项目。即使对于可能需要数年时间才能产生新产品的研究(如上面的例子),即使只是 "假说证实 "或 "获得的结果",也要有一连串的实验结果,才能得出结果。请记住,没有固有的结构或工作单位。你不必接受你的经理、团队或组织对项目的定义。

3. 你不知道你是否在朝着你的目标前进:

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你是否有过这样的经历:准备年度绩效考核,却不知道自己在过去一年里取得了什么成就?这让你的士气低落,让你在错误的心态下走进经理的办公室说出自己的成就。更不用说为升职或加薪而进行谈判了。

现在想象一下,如果你把这个 "事件 "区域分解成你计划和执行的每一个单独的事件。这不仅可以显示出你所经历的清晰的进展和成长,每一个活动都是在前一个活动的基础上建立起来的,而且还可以方便地提供给你一个目录,记录你所取得的成果,以便在年终的绩效考核中复盘。并且,你所拥有的不仅仅是一份清单 —— 你将为每一个完成的项目都有单独的文件夹,其中包含有形的笔记、资源和你为每一个项目所做的学习成果。

关于项目和领域的最后一点:它们需要完全不同的思维方式、方法、工具和方法。项目需要你像激光一样聚焦,朝着一个结果不断前进,冲破或绕过障碍,忽略其他干扰。而领域,则需要心态、平衡、流动、人与人之间的联系。这是习惯、例程、仪式和共识社区的境界每个领域需要反省和自我觉察,因为确定自己是否达到了标准是一项直觉型的工作,而不是分析型的。

不难看出,如果没有做好这种区分,就会导致常见的挫折感:如果你有一个你认为是一个领域的项目(比如说,我已经 "写 "了几年的书,感觉这本书是我生命中永远也写不完的部分),那么它往往会无限期地延续下去。如果你有一个你认为是项目的领域(比如说 "减掉X斤 "这样的健康成果),在实现之后,你就会马上回到原样,因为你没有建立任何机制来维持这个标准。

当你花时间制定出一个清晰的项目清单后,你可以做一个很有启发的练习。把它和你的目标清单并排放在一起,并把每个项目与相应的目标画上对应的线。

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大多数人发现的是,他们并不完全匹配。这是有问题的,因为一个没有相应目标的项目被称为 "兴趣爱好"。如果你没有承诺或还没有完全阐明你想要的结果,那你一定是为了好玩而做。

而如果你有了目标而没有相应的项目,那就叫 "白日梦"。你可能会非常渴望达到这个目标,但如果没有一个一个项目来完成,实际上你目前并没有任何进展。

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Now there’s nothing wrong with hobbies and dreams. They give life meaning and purpose. But please don’t confuse them with projects and goals. To be clear about what you’re making progress on, you must be clear about what you’re not. To feel comfortable saying no to what isn’t important, you must be crystal clear on what is.

当然爱好和梦想并没有错。它们赋予生命的意义和目的。但是,请不要把它们与项目和目标混为一谈。要清楚地知道自己在哪些方面取得了进展,就必须清楚地知道自己在哪些方面没有进展。要能自如地拒绝那些不重要的事情,就必须对真正重要的事情了如指掌。

从定义你的项目列表开始

这里的底线是,定义你的项目,否则他们会定义你。你会不断地被拉着、被推到别人的项目中去,你会发现,即使别人提出来帮你做你的项目,你也不知道他们是什么。

这意味着,你应该把你的项目与任何特定的程序或工具分开来定义。把它们写在一张纸上或空白文档中,远离任何软件程序的暗示、激励、约束和假设。

这让你可以做的是在你选择的任何程序中扩展和体现这些项目。

在每个程序中复制完全相同的项目列表
在每个程序中复制完全相同的项目列表

这么做的原因是:你总是需要使用多个程序来完成项目。你可能会使用像Basecamp、Asana、Jira或Zoho这样的集中式平台,但技术在太多方面发展得太快了,任何一家公司都无法将每一项功能做到最好。

与其寻找 「一个万能的通用工具」,不如制定你的项目列表,然后将这个列表复制到你现在和将来使用的每一个工具上。我建议这样做是为了让你的程序之间的过渡尽可能的无缝衔接。

我注意到,人们往往在每一个程序中都会使用不同的组织方案。他们试图根据每个程序的能力来适应不同的方案,迫使他们的大脑在每次切换程序时都要 "加载 "并记住不同的方案。这对学习可能更适合专业任务的新工具产生了摩擦,抑制了创新。

在上面的例子中,每个程序中的项目列表是相同的,可以进一步扩展到其他任何数量的程序。这样既发挥了每个程序的独特功能,又保持了项目层跨界面的统一性。

P.A.R.A.给你两全其美的感觉:集中化的一致性,分散化的适应性。

三项核心运作原则:

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The first principle is that it uses the number 4 as a guidepost. The entire hierarchy is four categories wide (projects, areas, resources, archives), and no more than four levels deep (using Evernote as an example, the levels would be: application > stacks > notebooks > notes).

原则 1

它使用数字4作为指导思想。 整个层次结构有四个类别(项目、领域、资源、档案) ,最多四个级别(以 Evernote 为例,级别为: 应用>堆栈>笔记本>笔记)。

4这个数字被称为 "神奇数字",因为研究表明,它似乎是各种认知过程的自然极限,从工作记忆到对象追踪到快速列举,都是如此。在更多的推测性发现中,一些原始部落似乎只有数字4以下才有具体的单词,而许多动物似乎能够分辨出多达 4个单独的物体。

不管这是否是一个真正的限制,但它是一个有效的约束,可以防止组织过度工程化的两大罪状:类别太多,层级太多。

原则 2

P.A.R.A.完美地反映了你的任务管理和项目管理系统。个人知识管理(PKM)这个相对年轻的领域有很多话要说,但我相信,任何不与执行工具结合的PKM方法都注定要永远被搁置。

所有四个顶级类别都是跨程序复制的
所有四个顶级类别都是跨程序复制的

原则 3

P.A.R.A. 保留并实际上加强了任何生产力系统必须做出的最重要的区分:可操作和不可操作的信息。做好这种区分,可以让你把95%的信息留出来,专注于手头的任务所需的5%。

它是如何提高可操作性的呢?通过认识到可操作性不是非黑即白。相反,它是一个层次结构,是一个根据上下文的不同,应该隐藏或展示相关情境。这遵循了一个著名的设计技术渐进式设计(progressive disclosure ) —— 只向用户展示他们当下所需要的信息。这有助于最大限度地减少知识工作者必须时刻应对的认知负荷。

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日复一日,在完成工作的战壕里,你可能会把注意力集中在第一个专栏上,只看与活动项目有关的材料。 这可能包括你的任务管理器(或者至少是任务管理器的“今天”或者“下一步”部分) ,以及像 Evernote 这样的笔记程序中的“项目”堆栈:

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在更大的范围内,比如说,在做每周回顾的时候,你会把你考虑的信息范围扩大到领域。这是一个更深层次的反省:你目前是否在每个领域都达到了你为自己设定的标准?如果没有,是否有任何新的项目、习惯、例程、仪式或其他你想开始、停止或改变的做法?

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资源栈也是 "研究 "的地方。这里的笔记本往往有最客观有价值的信息,当你想在博客文章中寻找素材、推荐给别人或工作项目时,你可能会想获取这些信息。下面是我自己的收藏,可以很好地说明我的兴趣所在,每个笔记本标题右边的笔记数量显示了我在这个主题上收集了多少笔记。

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在更广阔的视野下,也许在每月的回顾中,你可以把你所关注的范围扩大到资源方面。是否有任何新的兴趣爱好,你想更认真地去追求?是否有一些你已经让你停滞不前,想重新启动的项目?你目前的项目中,是否有任何一个项目让你也有了追求相关兴趣的借口?

最后,"归档 "是你已完成的项目组合,每个项目都是不活跃的,但可以提供潜在的有用材料,在未来的项目中重复使用和循环使用。我经常发现,能够重复使用我对某一主题的笔记、精心设计的幻灯片、提案的某个部分或其他资产,可以为我节省大量的时间,这在我的自由职业者业务中尤为重要,因为我的一切工作都是自己完成的。此外,如果没有搜索功能,我还可以根据资产的创建时间以及与哪个项目相关联,最容易回忆起资产的位置。

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除了项目资料的再利用,档案馆还可以用于项目回顾、年度回顾,以及需要 "展示作品 "的简历、提案等。

结束语

我将非常感谢你的反馈,尤其是以下几个问题:

  • 这个系统最吸引人的是什么?
  • 从你的角度来看,什么是最不清晰、最不可行或最不可取的?
  • 如果你试图在你的数字生活中部署 PARA,你会遇到什么样的挑战或障碍?
  • 你有没有什么实际的方法来解释或交流这个系统?

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