P.A.R.A. 的 Notion 实践
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P.A.R.A. 的 Notion 实践

前言

先介绍一个词汇「Infovores · 食知动物」,用来形容那些强行给自己灌输无穷无尽的书籍、文章和课程,希望有东西能坚持下来,但最终一无所得的人。曾经我也是一只「食知动物」,看了许多的书,但是最后却没有沉淀和记忆,丢到 Evernote 的文件再也没有阅读过。

遇到 Notion 之后发现传统的文件夹思路 + tag 的思维方式,已经不合适这种更加灵活强大的思维工具了。如何保证自己收集的信息和创造的内容,更好地被组织和管理,不至于沦为一个垃圾堆之后换另一个工具?这也敦促我去寻找新的管理方法,恰好遇到了 P.A.R.A 信息组织方法,或许他不是最好最完美的,但至少比没有框架时来说,已经是一个质的飞跃。

但在开始具体了解 P.A.R.A 之前, George Hale 对此类信息管理工具和方法的观点很值得先了解一下,因为这样才能让我们明白做这些事情的初衷和必要的条件。

事务和信息管理工具与方法(下统称“工具”),需要搞明白两个问题,

  • 该工具的父级别或元级别工具类型的核心目的与原则(如 RoamResearch 源自 Zettelkasten,也就是slip-box )
  • 二是该工具设计初衷发生或者适合的场景(如GTD、GISTOKR等

第二点会对第一点进行约束和有所侧重,虽然各种理论的鼓吹者都在试图让这些理论变得通用,但是不可否认人和人、企业和企业之间的差异是巨大的。同时,每个工具适合的场景都会需要不同的目的和配套设施才能良好运行。

显然所有的事务和信息管理都是为了采用自然或非自然应对的方式,协助记忆、按部就班处理事务、清空大脑专注眼前、目标导向、可衡量可延续等,在slip-box的思路下,知识管理、持续精进是侧重点

下面是根据个人的理解和实战,结合 Notion 以及国内的环境,仅保留了作者最初的思想架构,对内容结构有比较大的调整,并补充了个人使用中发现的问题 —— 因为 P.A.R.A 只是一种指导思想而非操作指南,所以本文有大量内容涉及理念的讨论,具体的操作部分会相对简略 —— 许多时候我们很容易匆忙上马一个工具,而忽视了是否合适。所以理解工具背后的理念,根据理念来创造自己的方法,远比知道别人具体的操作更重要。

P.A.R.A 的起源

P.A.R.A 的作者是 Tiago Forte ,是世界上最著名的生产力专家之一。 他通过自己的项目在全世界教育了2万多人,并撰写和演讲技术如何帮助知识工作者彻底改变他们的个人效率。Tiago的在线课程《打造第二大脑》(Building a Second Brain)已经有来自70多个国家的1000多名学生参加了该课程。

时至今日,信息管理软件越来越多,信息管理方法也越来越多,但双方却很少是一群人发明的,这也意味着,也许你用了一个好用的软件但是后续不再更新,又或许发现了一个新的管理方法,但被困在一个历史包袱很重的产品中无法自拔。

想象一下完美的信息组织系统。 它能有效的支持你的当下和未来的工作,告诉你信息都被放在了哪里,以及当你需要的时候就能快速找到,并且不会被工具所束缚。

所以这个系统必须满足以下条件

  • 通用的(universal):包含来自任何来源的任何种类的信息,并且能跨平台兼容不同时代的信息管理工具。
  • 灵活的(flexible):能够与你之前的任何项目或活动所兼容,并且能兼顾未来的拓展性
  • 简单的(simple): 不需要任何耗时的维护、编目、标记或重组,只需最低限度的维护、编目、标记或重组即可
  • 可操作(actionable):与任务管理和项目管理方法的无缝集成
  • 结果导向(outcome-oriented):构建信息的结构,以便能交付有价值工作
  • 模块化(modular):根据当前任务的需要,允许隐藏或显示不同级别的细节
  • 机动性强(opportunistic):从好的方面来说,是利用已经完成的工作,而不是需要专门的管理时间

P.A.R.A 的含义与定义

P.A.R.A. 是一种组织信息的思路,但并不是某种具体的规范和教条,其核心是「根据信息的可操作性程度,对信息进行聚焦或转移

P.A.R.A. 是 项目(Project)、领域(Area)、资源(Resource)、 档案(Archive)的简称。这四个一级分类涵盖了你在工作和生活中可能遇到的所有类型的信息。

下面是每个模块的定义,也是这套方法论的核心。

项目:具有明确的目标以及时间范围,是最小执行单位

所谓项目,是指一个将要发生的独立事件,并且这个事件不是一次性就能完成的,至少需要多个动作(比如出去买可乐,就是一个小项目;而在家里倒杯水喝,就只能当做任务)。项目本身至少具有几个必备元素:范围、预期、时间。在 P.A.R.A 中,项目的原则稍有变化:

  • 范围:聚焦于较小的短期承诺,避免周期太长缺乏成就感,成为僵尸项目。
  • 预期:有明确的结果,具有可描述可量化的最终状态。
  • 时间:有截止日期或交付日期,知道终止的时间(也就能知道何时应该复盘)

之所以这么设计,是因为小的独立项目,比一坨混沌的大项目更有利于灵感的积累。下图左侧就是一个模糊的大项目,虽然有许多的关联,但是每个节点的信息量都太少,如果需要引用的时候就要花费很多精力厘清上下有关系。而右侧就是许多独立的小项目,然后根据某些情况连接在一起,这些连接合在一起可以组成模块,模块合在一起组成系统。这样当你在未来需要复盘的时候,就能很快的找到所需要的模块,或者模块下的项目。

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领域:你日常需要精进的领域(所以你需要为此负责)

领域这个概念其实大多数人都很模糊,其实我们无时无刻不在某个领域中尽到责任,比如在生活中所承担的不同角色(配偶、母亲/父亲、团队领导、足球教练)、持续的标准(产品开发、公司管理制度等),以及需要你持续关注的事情(运动、财务、公寓、宠物)。

但换个角度来看,大多数人对这些方面并没有「精进」的预期,只是被动地推着走,所以看起来就很模糊,甚至自己都不知道自己还要对某些领域负责。

从目前个人的角度来看,虽然原作者更强调「领域的责任性」,但我更倾向于把领域定义为「需要精进的方向」,这样能更好的激励自己前行。

领域一般没有结束的日期或最终的结果。 你在这方面的表现可能会随着时间的推移而起起伏伏,但是这个标准会无限期地持续下去,并且在任何时候都需要一定程度的关注。

但这并不代表领域没有终点。当你买完公寓,或者短期内不需要关注财务问题,这些领域就会转移到归档中保存;又或者某些领域因为你的环境变化,比如从产品开发变成了投资人,那么之前产品相关的领域很可能就成为了你的资源。

资源:你感兴趣的事情,也是支撑现在 Area 和将来 Area 的外部知识储备

一般来说是兴趣(网页设计、众筹、量化自我)、主题(心理学、政治、领导力、诚信)、资产(股票图片、排版链接、营销刷卡文件、产品推荐、代码片段)。

但基于精力分配和知识的形成,不推荐跨太多领域收集资源,这样要么会造成精力分散,要么造成资源坟场。更好地方法是,基于 Area (或者将来潜在的 Area)作为精进的方向,然后把资源当做 Area 的基石和养分,不断地为未来的可能性做准备。

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归档:沉寂的内容,但也许对未来有用

随着时间的推移,有些兴趣爱好会沉寂下来,有些项目会停止,有些领域会结束,这很正常。不必删除与之相关的信息,因为你永远不知道它什么时候会再次活跃起来。但在这期间,将资源笔记本归档,避免让你的工作空间变得杂乱无章。

从另一个角度来看,在过去的项目中,有一些有用的信息可以在当前和未来的项目中使用,这是很有意义的。无论是与老客户的电话会议记录,还是对某个行业的背景研究,或者是你为相关设计项目拍摄的照片,这都是你利用自己积累的 "智力资本 "来获得杠杆作用的主要方式之一。

缓存:快速的收集信息,减少判断的成本 ⚠️

缓存模块是我在实践过程中自己增加的。最初我会把一些想法 comment 在放在资源内的文章中,或者某个项目里。但是有些想法暂时不属于任何项目,而且不一定连续。如果乱放将来就会很难索引,而丢掉未免也可惜,参考计算机设计的思路,随时进行精确地处理和立即丢弃是有成本的,所以才有了缓存(Cache)的设计。

其实操作非常简单,就是额外从四个分类变成五个,日常将想法按照日期分组,然后每个想法都新建为一个 Block,并使用 Tag 来进行管理。每周回顾一次,如果能放在项目或者领域的就扩展放入;如果不能的就放在缓存按照日期归档。

待日后搜索的时候就可以方便的蹦出来了。当然你也可以用另一个产品来管理,不必追求 All in one。目前我就是在 Notion 中实现 P.A.R.A 部分,而在 Bear 中实现 Cache 部分(Bear 的级联 Tag 实在是太好用了)

如果要对信息或者工作寄托长久,有三点是必须遵循的:

专注一些领域、步步为营和广泛吸收。可量化意味着明确的阶段性和边界,不可直接量化的领域“专家”是偏主观、自我感受和直觉。

其中Goal是贯穿始终的,Area的持续精进是最终目的,Project的选择和执行,是可阶段性量化的指标,Resource是支撑二级的“Area“的资源、资料(外部的)。

围绕Area的精进,我们需要不断吸收外部的有效信息和进行阶段性的”创作“,而阶段性的创作需要的主题,可以是Area的拆分,也可以是基于Project的抽象和总结,但来源主要是通过实践(Project)和理论来进行的(即Resource,外部参考、经验、方法论)。

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例如,你可能会发现自己写了一篇博文的初稿,而这篇博文与 "产品X发布 "这个项目相关联,属于 "产品开发 "的领域。这可能只是你在工作中负责的几个活动领域之一,还有 "业务战略"、"招聘/人员配置 "和 "财务报告"。在你的个人生活中,你还有更多的领域,比如 "育儿"、"兴趣爱好"、"公寓 "等。
例如,你可能会发现自己写了一篇博文的初稿,而这篇博文与 "产品X发布 "这个项目相关联,属于 "产品开发 "的领域。这可能只是你在工作中负责的几个活动领域之一,还有 "业务战略"、"招聘/人员配置 "和 "财务报告"。在你的个人生活中,你还有更多的领域,比如 "育儿"、"兴趣爱好"、"公寓 "等。
领域和项目的例子

项目总是从属于某个领域,下面是一些例子

  • 跑马拉松是一个项目,而健康是一个领域
  • 出版一本书是一个项目,而写作是一个领域
  • 节省3个月的开支是一个项目,而财务是一个领域
  • 去泰国度假是一个项目,而旅游是一个领域
  • 计划一个周年晚宴是一个项目,而配偶是一个领域

在所有这些例子中,项目都有完成日期。 它们不是完整的就是不完整的。 另一方面,领域有必须无限期维持的标准。

视觉上的隐喻,我们把时间花在完成任务上,这些任务自然而然地分为项目,这些项目属于我们的领域。
视觉上的隐喻,我们把时间花在完成任务上,这些任务自然而然地分为项目,这些项目属于我们的领域。

聚焦项目与领域的关系

欧文 · 费雪在《利息理论》一书中说道:收入是一连串的事件。其实对应到人生中也是如此,我们的一生中由许多事件构成。只是对于大多数人来说,他们其实并没有一个关于自己生活和工作的完整的项目清单。但是他们却会告诉你,有太多的事情要做。当这样忙忙碌碌多年以后,其实发现自己可能做了许多事,但是却「样样稀松」。这就是只有项目,而缺乏领域聚焦带来的问题。

创建一个清晰的项目清单,能让你知道你的能力边界。而一旦界定了边界,你就可以有意识地、战略性地决定做或者不做,如何弥补还是尽快放弃。

只是大多数人搞不清楚项目和领域的区别,看看图片中的例子,这个列表中没有一项是项目。 假期有结束的时候吗? 有没有这样一个时刻,你可以一劳永逸地把“效率”从你的清单上划掉? 不 —— 这些是正在进行的领域,而不是项目。

这就是问题所在,当我们对项目定义不清晰的时候,它会带来以下的问题

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1. 你对自己能承诺的边界一无所知
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我经常被问到“生产能力 / 利用率”类别下的问题:

  • 我应该减少还是增加我的工作量?
  • 我怎么知道在任何特定的时间里我应该做多少个项目?
  • 什么是短期项目与长期项目(或研究与生产,或计划与执行,或分析与综合,或其他二分法)的正确组合?

除非我对他们目前的工作量和项目组合有一定的了解,否则我根本无法开始回答这些具体的问题,但看看上面图片左边的列表 —— 「招聘 / 人事安排」是否让你感觉到这个人到底有多少工作量或义务? 这可能花费几分钟(刷刷简历)?也可能每天都要耗费所有精力来做(猎头疯狂电话)。总之这个是一个黑匣子,没有任何信息。

现在看看右边相应的项目列表——这难道不能让你更好地了解这个人的工作量,甚至他们所从事的项目的性质吗?

所以说在你知道自己承诺的是什么之前,你无法知道要改变什么。而你所承诺的东西不应该是一些模糊的责任,而是一串有形的结果。换句话说,就是项目。

2. 目前的努力和长期目标没有关联
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对于知识工作者来说,知识工作不仅需要我们的时间和精力,还需要我们的参与度和创造力。正因为如此,其实个人的主动性和积极性才是首要问题。现在,想象一下,当你日复一日、年复一年地面对左边一成不变的清单时,你会有怎样的反应?领域很少会有变化,记得吗?无论你多么努力工作,付出多少年的努力,永远不变的责任清单只会越来越重,越来越长 —— 长到最后你就会逃避,或者将其无视使之成为「僵尸项目」,这简直是抹杀一个人积极性的最好方法 —— 这也是为什么上面强调要弄清项目和领域的定义,以及项目需要「小规模」的原因。

通过将这些领域分解成大小不一的项目(如右边的列表),你可以确保你的项目清单几乎每周都会有变化。这就创造了一种节奏和完成项目的动力,以保持你的积极性。它能产生持续的新奇感和成就感,用来调动你的积极性。

即使对于可能需要数年时间才能产生新产品的研究(如上面的例子),即使只是 "假说证实 "或 "获得的结果",也要有一连串的实验结果,才能得出结果,所以你总是可以把你的责任分解成更小可执行的项目。请记住,这里没有什么是一成不变的东西,你不必接受你的经理、团队或组织对项目的定义。

3. 你不知道你是否在朝着你的目标前进
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你是否有过这样的经历:准备年度绩效考核,却不知道自己在过去一年里取得了什么成就?

现在想象一下,如果你把这个叫 "事件 "的领域分解成你计划和执行的每一个单独的项目。这不仅可以显示出你所经历的清晰的进展和成长,每一个活动都是在前一个活动的基础上建立起来的,而且还可以方便地提供给你一个目录,记录你所取得的成果,以便在年终的绩效考核中复盘。并且,你所拥有的不仅仅是一份清单 —— 你将为每一个完成的项目都有单独的文件夹,其中包含具体的笔记、资源和你在每个项目中收获的总结。

4. 项目和领域需要完全不同的思维方式

项目需要你像激光一样聚焦,朝着一个结果不断前进,冲破或绕过障碍,忽略其他干扰。而领域,则需要心态、平衡、流动、人与人之间的联系。这是习惯、例程、仪式和共识社区的境界。每个领域需要反省和自我觉察,因为确定自己是否达到了标准是一项直觉型的工作,而不是分析型的。

不难看出,如果没有做好这种区分,就会导致常见的挫折感:如果你有一个你认为是一个领域的项目(比如说,我已经 "写 "了几年的书,感觉这本书是我生命中永远也写不完的部分),那么它往往会无限期地延续下去。如果你有一个你认为是项目的领域(比如说 "减掉X斤 "这样的健康成果),在实现之后,你就会马上回到原样,因为你没有建立任何机制来维持这个标准。

当你花时间制定出一个清晰的项目清单后,你可以做一个很有启发的练习。把它和你的目标清单并排放在一起,并把每个项目与相应的目标画上对应的线。

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大多数人发现的是,他们并不完全匹配。这是有问题的,因为一个没有相应目标的项目被称为 "兴趣爱好"。如果你没有承诺或还没有完全阐明你想要的结果,那你一定是为了好玩而做。

而如果你有了目标而没有相应的项目,那就叫 "白日梦"。你可能会非常渴望达到这个目标,但如果没有一个一个项目来完成,实际上你目前并没有任何进展。

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当然爱好和梦想并没有错。它们赋予生命的意义和目的。但是,请不要把它们与项目和目标混为一谈。要清楚地知道自己在哪些方面取得了进展,就必须清楚地知道自己在哪些方面没有进展。要能自如地拒绝那些不重要的事情,就必须对真正重要的事情了如指掌。

如何开始及后期如何维护

0. 理清你的领域

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Set your course by the stars, not by the lights of passing ships. —— Omar Bradley 按照星星,而不是按照过往船只的灯光设定航向。

你大可不必 20 岁就结婚,30 岁就进入中年危机,然后 40 岁就开始佛系养老。也大可不必按部就班的完成各种「别人」对你的安排。对领域的安排,更多的应该是你自己决定你想要在什么地方投入精力,而非别人的期盼 —— 除了你自己之外,没有人应该对你负责。

理清领域最难的地方在于,你要坦然面对自己的内心。世俗的力量往往只能让我们在年轻的岁月时候看似不迷茫,但是过了中年之后就只能自己摸索,我们可以从上一代人身上看到他们退休后迷茫的样子 —— 虽然我们最终都会死亡,但是距离死亡还是有很长的而时间,你可以有两种方式来面对:一种是让自己和一些宏大的东西联系起来,比如写一本书,建立一家公司,研究一种美食,持续的帮助一些人;另一种是只关注当下,不考虑过去和未来。

如果你希望是以前者的姿态来面对人生,那么想清楚你想精进的领域,就非常重要了。我们罕有一些机会停下来问问自己想要成为什么样的人(而不是别人希望我们成为的人),那么可以把这件事当做一切的起点。你可以像投资一样来审视你的时间,然后思考你的投资策略(关于时间其实你能利用的不多,详见

) —— 是把鸡蛋放在一个篮子里还是放在多个篮子里?是追求收益最大化还是保本就行?记得时间和金钱唯一不同的是,没有任何「储蓄」的手段。

1. 先定义项目清单

定义你的项目,否则他们会定义你。你会不断地被拉着、被推到别人的项目中去,你会发现,即使别人提出来帮你做你的项目,你也不知道该让他们从哪里下手。

这意味着,核心问题是定义你的项目,而工具只是一个解决手段。与其寻找 「一个万能的通用工具」,不如制定你的项目列表,然后将这个列表复制到你现在和将来使用的每一个工具上。这样你就可以在程序之间的过渡尽可能的无缝衔接。

试图根据每个程序的能力来适应不同的方案,会迫使大脑在每次切换程序时都要 "加载 "并记住不同的方案。这对学习可能更适合专业任务的新工具产生了摩擦,抑制了创新。

在上面的例子中,每个程序中的项目列表是相同的,可以进一步扩展到其他任何数量的程序。这样既发挥了每个程序的独特功能,又保持了项目层跨界面的统一性。

P.A.R.A. 能兼顾两者:集中化的一致性,分散化的适应性。

在每个程序中复制完全相同的项目列表
在每个程序中复制完全相同的项目列表

2. 建立项目清单

如上面提到的,对于大多数人来说他们其实并没有一个关于自己的完整的项目清单。但是他们却会告诉你,有太多的事情要做。而当清单呈现在他们面前的时候,他们会惊讶于自己竟然同时在做这么多事情,然后很容易选择鸵鸟策略视而不见继续前行。但注意,收集完整的清单是获得控制权的第一步。创建一个清晰的项目清单,让你有信心对新的承诺说是或不是。

导出所有想法
  • 你的想法:有什么事情让你担心,没有花时间去认定为项目?哪些事情占用了你更多的注意力,而不是它应该得到的?有什么事情需要发生,而你没有取得一致的进展,可以从项目结构中受益?(比如膝盖很痛打算看医生)
  • 待办事项:在你还没有确定的较大的项目上,你已经采取了哪些行动?(比如去考个驾照)
  • 议程/日程:下周三团队要出去 Teambuilding,需要准备一个议题
  • 环境:桌面上未读完的文件、看到一半的书、待回复的微信红点等
  • 周期性流程:你的工作或生活中哪些流程可以更有效率、更精简或更有目的性?你经常做的事情中,有哪些是需要花费时间太长、太难,或者是没有经过深思熟虑的?比如周期性的购物
  • 创造:你想学习、开发、建立、投入、追求、开始、探索或玩什么?
  • 能力建设:你想学习哪些技能?你想开始哪些兴趣爱好?什么样的项目可以推动你的事业发展,或者说让你的生活更有乐趣或更有趣?
保存有价值的东西

你所寻找的是有洞察力的、高价值的、启发性的信息,让你重新审视、联想,并结合在一起,激发未来的思考。

  • 如果在未来的某个时刻出现,这个东西是否会对我有启发或帮助?
  • 这是否有可能成为未来项目的有用的来源、模块或工具?
  • 这是否是独特的、个人的、或来之不易的知识,值得长期重温?
  • 这是否是我将来需要的时候不可能找到的
整理和完善你的清单
  1. 删除任何明显不属于项目的东西:有时你只需要写下一些东西,就会意识到这不是你所承诺的东西。
  2. 合并同类项:将 "清理旧电脑 "和 "研究新电脑 "这两个项目结合起来,可以成为 "购买新电脑 "的一部分。
  3. 如果一个项目可以被一个日历条目所替代,那就把它添加到你的日历中。在适当的日子看到它,就会触发所有必要的操作。
  4. 将 "某天/可能 "项目移到列表的底部 :保持对这些未来项目的跟踪,但不要让它们让你的当前清单变得杂乱无章。
确定预期成果和时间范围
  • 明确标准,我希望这个项目的结果是什么?(项目:预约看病=>结果:腰痛已经解决了,我可以在晚上睡觉时没有不适感了)
  • 添加一个日期,即使最后期限看起来很随意,但它也可以作为一个提醒,提醒你检查你的进度,重新评估你的方法。
  • 尽量使用动词,如果你发现自己使用了管理、监督、确保或最大化等动词,那很可能是一个正在进行的责任区,而不是项目
进行优先级排序,审视结果
  1. 项目的优先级变化没那么快,如果因为一两个信息输入导致优先级剧烈变化,要么是自己在做的不是项目而是任务,要么是根本没有好好审视
  2. 每周开始的时候,重新审视排序。既能保证集中注意力,又能看到自己对于更大的目标分配的精力是否合理。

3. 和过去告别

如果从未使用过 P.A.R.A 方法,那么可以这样重新开始 —— 这是因为与其在泥塘里打滚,或者耗费了巨大的精力整理将来不一定能用到的东西,这些都会让你丧失开始的契机。所以不如和他们告别,将他们束之高阁,当需要的时候,通过搜索还是能找到他们 —— 重要的事情不会忘记,忘记的事情都不重要。

  1. 将现有的文件移动到一个新的文件夹中,名为 "归档[日期]"的文件夹中(带今天的日期)
  2. 为你当前的每个项目创建文件夹。
  3. 将所有项目文件夹移到一个新的文件夹中,名为 "项目"。
  4. 创建一个新的 "归档 "文件夹,并将现有的文件夹移入其中。
  5. 仅在需要时才创建新的文件夹。

4. 日常维护

4.1 大胆的让信息在各模块之间的流转

P.A.R.A.与其他组织方式的一个关键区别是,它是一个动态的系统它的力量不是来自于深层次的 "知识 "储备,因为这些知识需要遵循严格的规则和惯例,而是来自于四个类别之间不断变化的信息流动。项目的快速更替不是一个需要管理的风险,而是我们维持这个系统的实际机制。

对于一个特定的信息(无论是一行文字、一张图片、一个完整的笔记,还是整个笔记本),都有单独的用例,可以在四个主要类别中的任意两个类别之间流动。

由于人的思维方式是网状的,而不是金字塔状的( 参考

),所以要避免创建一大堆可能永远不会被使用的空的笔记本或文件夹,这只会让你的工作空间变得拥挤不堪。

几点注意事项:

  • 项目和领域之间会经常变化,比如某个产品功能上线后效果不错,成为了需要长期维护的系统
  • 领域和资源之间也会变化,比如把某个兴趣爱好升级为副业
  • 不要吝惜归档,也不要认为归档是垃圾箱。许多时候当前项目的总结,会对未来的内容有用,记得去归档中寻找过去的智慧,不要重新发明轮子

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4.2 用每个当下来维护系统

这套管理系统在设计之初就是希望能降低使用成本,无需额外投入太多的精力而设计的。所以一旦你需要单独抽取大量时间来维护,则就意味着违背了这套系统的初衷。之所以这么设计,因为 "整理东西 "是人们永远不会去做的事情之一原因很简单:

  • 它代表着耗时的间接工作,没有明显的回报或影响。
  • 在一个项目中,你没有时间去 "停下来整理东西",因为你需要每一分钟的空闲时间去赶工期。
  • 你也不会在项目结束后再去做,因为要去做下一个项目了。在你的部门预算中,没有专门的项目用于 "整理工作"。

因此,这种工作一拖再拖,直到达到一个崩溃点,所有的系统开始崩溃。然后,这种故障被归咎于 "缺乏生产力"。相反,当你已经在浏览你的笔记的时候,利用这段时间,把你注意到的一个笔记转移到其他地方会更合适。我们其实每天都在这些工具上花费不少时间,这样的机会比你可能意识到的还要多。

所以当时机出现时,应择机进行组织和整理工作。你可以称这种方法称为 "及时组织"(Just-In-Time Organization)。这看起来就像在你的组织结构中,随着你的发展,在你的组织结构中进行小批量的改变,而不是大批量的改变,更不是作为一种专门的努力。

不用担心把笔记从一个类别流转另一个类别是出现什么错误。没有 "完成",因此你不必担心 "完成 "是什么样子的! 你总是有搜索作为备份工具,无论你漏掉了什么,或者放错了什么,都可以找到。一旦你开始有规律地使用这套系统,你就会频繁地与这4个分类进行互动,你就会开始注意到各种小的优化和变化,让信息更容易被未来的自己发现。

X. 个人 Notion 案例展示

Project 设定

根据上面的定义,一个 Project 至少需要一连串的事件才能完成。所以一些特别小的事情并不会进入到这个数据库。

我把日常各个领域相关的 Project 都新建在一起,然后通过关联数据库来实现分类,然后通过 filter 和 view 来实现各种视图和筛选。这样好处是未来项目性质发生变化的时候,无需迁移数据库,只需要改分类就好了。

每个 Project 的属性如下:

  • 事项:项目名称,尽量保证清晰明了(对自己而言)
  • Area 关联:在 Project 数据库里面关联了 Area(下图)的数据库,用来做领域的分类。
  • 状态:未开工、进行中、跟进中(主要推进者不在我这里,或者如等收集数据之类需要时间的项目)、已完成会自动从 View 中归档。
  • 优先级:一星到三星。这样强迫自己不会出现一堆三星档
  • 时间:分为开始时间和预期结束时间
  • 分类:因为有些Area 比较庞大,所以我新建了一层分类,方便日后的管理。

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Area 设定

现有 Area 的归纳,没有贪心开太多。

  • 主要用来统计项目的数量,观察自己的精力分配。比如明显的,最近在家庭生活和人生哲学投入的精力比较少
  • 一些领域相关的标准和思考,会直接在这个领域的 Page 上进行编辑,而不是放一个项目进行关联,这样更方便查找

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Resource 设定

Resource 部分由两个数据库构成,一个用来进行内容收集( 见

),另一个用来做分类管理,两者相互关联。

之所以这么设定,而不是在一个数据库中用 tag 做区分,是因为有些创作会直接放在这个分类中(但此时还不属于什么领域,只是单纯的记录一些东西),而内容收集的 List 里面全部都是摘录的内容,方便区分。

日常收集就是靠 Notion 的 webclip 插件来收藏到一个 list 上,待自己看完之后会合这个分类进行关联。阅读过程中会参考

的方法对内容进行重点摘取,这样方便日后的复盘。

同时由于个人兴趣比较多,如果订阅

的朋友会能看到,这里包含了相关的方向和日常工作的方向,还有一些是纯粹的个人喜好。分类的目的是为了让自己不要过于分散继而失焦。

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Index 设定

基于 P.A.R.A 系统 ,给自己设计的个人首页,作为每天工作的起点。你可以理解为给个人创建了一个工作台,每天能鸟瞰全局知道当下事情的进展。

这里 link 了 Project 的数据库,以及能看到还有一个 MindCache 来缓存自己的想法。

每周日晚上,我会规划下周要进行的事情,将其在 Project 中新建并和 Area 关联;同时会把 MindCache Review 一遍,进行归档。

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像大厨学习终极原则:mise en place

Mise en place,在法语中的意思是指,在烹饪前,将所有的材料准备好,摆放在一个地方,让你一眼能看到。就像我们在许多烹饪视频里看到的那样,会有一帧包含了所有的食材。这样做不仅仅是告诉观众需要哪些食材,更重要的是帮助厨师更好更从容地烹饪。那为什么要Mise en place呢?

第一,让厨师对于这道菜有一个大局观,知道需要用什么食材和调料,有一个大致的概念,这样不容易遗忘步骤和食材。如果你做菜做到最后发现,桌上还剩下一种食材或者调料,那一定是哪里出了问题。

第二,让厨师更专注于烹饪。对于新手厨师,如果你边看菜谱边做菜时,很可能会遇到如下情况:把菜放入锅里,突然发现需要10克糖,然后赶紧去取糖,过称,回来时发现锅内可能已经烧焦了。但是通过Mise en place,可以极大程度地减少手忙脚乱,让我们更专注在烹饪上。

第三,这样显得更专业。专业厨师和业余厨师很大的差别,就在于Mise en place。当你把所有食材放在一起,就等于告诉自己,我现在是一名厨师,我要把这些食材变成一道美味的菜肴。你会将对于美食的热爱,倾注在眼前的的食材中。这才是专业厨师的风范。

厨房是知识型工作的终极隐喻,因为他们也必须在紧张的时间压力下,将精雕细琢的产品提供给苛刻的观众。所以让我们回到一些更底层的原则,来更好地理解一个好的系统,究竟需要具备哪些原则。

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按可操作性来组织

厨房显然不是按主题来组织的:想象一下,把新鲜水果、果汁、蜜饯、果脯和干果都放在同一个地方,只是因为它们都是用水果做的,这将是多么荒谬的事情。相反,它们是按照可操作性来组织的:新鲜水果被放在柜台上,因为它变质快,可以当做零食吃,而其他形式的水果则被保存在不同的保存状态中,直到可以使用为止。

适时地组织

P.A.R.A.的设计是自下而上的,不惜一切代价避免昂贵的时间成本。这样做是为了避免做前期价值有问题的工作,避免沉没成本,尽可能地保持开放的态度,对方向的改变保持开放。

厨师也是如此:"清洁 "不是像电影里那样,在深夜里一次性完成的 "大扫除",堆积如山的脏碗,也不是像电影里那样,一扫而过。 Mise en place是将清洁工作融入到厨师工作的每一个时刻,用小动作点缀一整天,无论事情多么疯狂,都能保持系统的组织性。

控制随机性

P.A.R.A.只在一个非常具体的地方要求精确:项目的定义。在其他地方,模糊性不仅被允许,而且被鼓励。它认识到,将秩序强加于信息并不总是使其更有价值。最大的突破通常是在奇异的、出乎意料的或反直觉的联系中找到的。这就需要一个系统,让不同的想法混合在一起。

这就是为什么我不建议为笔记本创建一个内部结构,不建议为所有的笔记使用一个标准化的模板,甚至不建议使用通用的命名规则。也许这些东西有价值,但它们占用了更适合于参与内容本身的时间。允许一些随机性的东西进入系统中,为非常不同的想法并列或混合创造了机会。

同样,厨师们也区分了 "过程时间 "和 "沉浸式时间"。很多食物需要快速设置,比如把酱料放进锅里炖煮,这样就会减少,但在这时,厨师可以自由地处理需要他们直接参与的事情。P.A.R.A.的笔记本就像锅和烤锅一样,持续的化学反应,最终会完全靠自己的力量产生有价值的结果。

复杂的系统只能生长出来,而不能建造出来

这是盖尔定律的一个变体,即 "所有能起作用的复杂系统都是从起作用的较简单系统演化而来的"。换句话说,你不能从零开始设计一个复杂的系统,并期望它能成功。复杂的系统必须随着时间的推移慢慢成长,因为它们之间的相互依存关系和变量太复杂了,第一次就无法正确猜测。

这也是为什么mise en place是一套原则,而不是万能的药方。它需要根据每个厨房的限制和例外情况进行调整,因为 "经济 "和 "高效 "根据不同的环境有不同的含义。

同样的,P.A.R.A.也不能一下子就部署好。它需要从一个小小的种子开始,逐渐展开,并根据设计者不断变化的需求进行演化。这也是我避免过多展示自己的系统的原因--经过多年的发展,它已经成熟到了一定的程度。直接进入到这个成熟的程度,对于任何一个新手来说都会适得其反。

注重成果交付

整理的最大诱惑之一就是太过珍视,把整理的过程当作目的。秩序有一种与生俱来的满足感,我们很容易满足于这种回报,而不是去与世界分享我们的知识。

P.A.R.A.中的一切都服从于完成事情的结果。所有前期的、不相干的任务都被剥离掉了,不需要日常的维护工作,最可操作的项目类别被严密防范,不受干扰。

mise en place中,所有的事情同样围绕着一个完成的盘子的结果为中心。设想交付的时刻,走回头路,这种方法力求消除一切不能推进盘子的东西,比如说。

  • 将任务捆绑在一个很容易再拿起的状态下,将任务捆绑起来
  • 排列复杂的任务,并围绕着这些任务来安排和配合其他人
  • 向所有依赖它的人传达进展情况
  • 疏通阻碍自己或他人前进的东西
接受不完美

P.A.R.A. 是围绕着真正的人类需求而设计的,而不是理想化的需求。它认识到维护文件通常不会是我们的首要任务,所以它需要在我们处理其他事情时,能够经得起长时间的忽视。

事实上,保持不同的程序同步,需要手动重命名和诉诸文件夹和笔记本,这似乎是个缺陷。但事实上,它可以被看作是一个优点:因为P.A.R.A.既不是集中式的,也不是分散式的,而是联邦式的,所以它不需要像一台运转良好的机器一样完美地维护。我发现这些文件夹可以在个月的时间里飘散开来,对我的工作效率没有任何实际影响。

同样的道理也适用于决定把笔记放在哪里。因为我们有多种机制在笔记本之间不断地流动笔记,所以这个决定是非常宽容的。每个阶段都有备份计划和安全网。如果你暂时放错了一个笔记,那么它被重新浮现出来只是时间问题。

这时候,mise en place 的地方就会出现意想不到的转折。尽管强调过程,但它也极力主张沟通、团队合作、彼此关爱。它建议在厨房中保持单流沟通,使用共同的语言和双重确认的准确性。在厨房里,当我们跌倒的时候,接住我们的是人。

扁平化而非多层次

P.A.R.A.与其他组织方案最大的区别之一就是它的浅层次。文件系统的无限垂直嵌套,被项目周转的水平运动所取代,就像传送带一样,无限垂直的文件系统被取代。文件不是被洗牌到越来越深的深度,也不是被洗牌到我们看不见的地方,而是被洗牌的文件从可操作的笔记本进入档案室。

这里有一个平行于菜品的视觉布局,这是重要的部分,也是重要的部分。建议厨师们利用任何空闲时间清理工作站,并预先准备好将来需要的食材。这就是注重结果的地方:因为柜台空间(如屏幕空间)是有限的,要知道*需要摆放哪些菜品,完全取决于要准备的菜品。让我们能够摆脱浅层次的是,我们可以将绝大部分的食材存放在视线之外。

尾声

在 2012 年的 SCIx 上提到,每当你创造一个工具的时候,你既做了一个增强器又做了一个假肢。汽车在一定程度上增强了我们,同时在另一方面弱化了我们的身体。

虽然通过 P.A.R.A + Notion 能极大的增强我们对于「第二大脑」的建设,但是这一切的价值还是建立在「第一大脑」的背后 —— 因为所谓的知识和智慧,目前来看,只有第一大脑才能生成。

另,可以继续阅读

,解决我们有了信息组织框架之后,该如何记录笔记,增援未来的自己。

草稿

P.A.R.A 背后的理念

三项核心运作原则:

原则 1:使用数字4作为指导思想,避免过于复杂的结构

整个层次结构有四个类别(项目、领域、资源、档案) ,最多四个级别(以 Evernote 为例,级别为: 应用>堆栈>笔记本>笔记)。

4这个数字被称为 "神奇数字",因为研究表明,它似乎是各种认知过程的自然极限,从工作记忆到对象追踪到快速列举,都是如此。在更多的推测性发现中,一些原始部落似乎只有数字4以下才有具体的单词,而许多动物似乎能够分辨出多达 4个单独的物体。

不管这是否是一个真正的限制,但它是一个有效的约束,可以防止组织过度工程化的两大罪状:类别太多,层级太多。我们核心要解决的是,把极少量的可操作信息和大量的不可操作信息分开

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原则 2:跨跃平台和时间

P.A.R.A.完美地反映了你的任务管理和项目管理系统。个人知识管理(PKM)这个相对年轻的领域有很多话要说,但我相信,任何不与执行工具结合的PKM方法都注定要永远被搁置。

所有四个顶级类别都是跨程序复制的
所有四个顶级类别都是跨程序复制的

原则 3:专注于可操作的信息

P.A.R.A. 保留并实际上加强了任何生产力系统必须做出的最重要的区分:可操作和不可操作的信息。做好这种区分,可以让你把95%的信息留出来,专注于手头的任务所需的5%。

它是如何提高可操作性的呢?通过认识到可操作性不是非黑即白。相反,它是一个层次结构,是一个根据上下文的不同,应该隐藏或展示相关情境。这遵循了一个著名的设计技术渐进式设计(progressive disclosure ) —— 只向用户展示他们当下所需要的信息。这有助于最大限度地减少知识工作者必须时刻应对的认知负荷。

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日复一日,在完成工作的战壕里,你可能会把注意力集中在第一个专栏上,只看与活动项目有关的材料。 这可能包括你的任务管理器(或者至少是任务管理器的“今天”或者“下一步”部分) ,以及像 Evernote 这样的笔记程序中的“项目”堆栈:

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在更大的范围内,比如说,在做每周回顾的时候,你会把你考虑的信息范围扩大到领域。这是一个更深层次的反省:你目前是否在每个领域都达到了你为自己设定的标准?如果没有,是否有任何新的项目、习惯、例程、仪式或其他你想开始、停止或改变的做法?

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在更广阔的视野下,也许在每月的回顾中,你可以把你所关注的范围扩大到资源方面。是否有任何新的兴趣爱好,你想更认真地去追求?是否有一些你已经让你停滞不前,想重新启动的项目?你目前的项目中,是否有任何一个项目让你也有了追求相关兴趣的借口?

资源栈也是 "研究 "的地方。这里的笔记本往往有最客观有价值的信息,当你想在博客文章中寻找素材、推荐给别人或工作项目时,你可能会想获取这些信息。下面是我自己的收藏,可以很好地说明我的兴趣所在,每个笔记本标题右边的笔记数量显示了我在这个主题上收集了多少笔记。

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最后,"归档 "是你已完成的项目组合,每个项目都是不活跃的,但可以提供潜在的有用材料,在未来的项目中重复使用和循环使用。我经常发现,能够重复使用我对某一主题的笔记、精心设计的幻灯片、提案的某个部分或其他资产,可以为我节省大量的时间,这在我的自由职业者业务中尤为重要,因为我的一切工作都是自己完成的。此外,如果没有搜索功能,我还可以根据资产的创建时间以及与哪个项目相关联,最容易回忆起资产的位置。

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除了项目资料的再利用,档案馆还可以用于项目回顾、年度回顾,以及需要 "展示作品 "的简历、提案等。

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