PARA Part 2: Operations Manual - Forte Labs(已翻译)

这篇文章是 p.a.r.a 的操作手册,深入探究了我在许多不同的实现中看到的“内部工作”。 即使你选择不采用这个系统,也应该有很多灵感可以应用到你自己的系统中。

这三个主要部分是:

  1. 定义和区别
  2. 流程和维护
  3. FAQs

1. 定义和区别

下面就来复习一下这4个类别的定义。

image

因为我们的目标是要尽可能地让大家决定把某一个信息放到哪里去,尽量不产生任何多余的操作,所以我尽量让大家更清楚地了解这些类别之间的区别。

项目与领域

一位评论者想知道我为什么把项目和领域放在完全不同的存储区域下面,问道:"如果一个领域中没有项目,你会往里面放什么?"

这里有一个微妙的架构问题:为什么不把领域作为你的层次结构的最高层,然后深入到每一个责领域中,找到其中的项目呢?

我有3个理由不采取这种方法。

  • 第一个原因,正如我在上一篇文章中所讨论的,把极少量的可操作信息和大量的不可操作信息分开是很重要的。你可能有大量的笔记和文件,比如 "产品开发 "这样的大领域,而只有极少数与 "产品 × 发布 "相关的信息是当下最相关的、最可操作的。为了找到可操作的东西,必须从一堆不可操作的信息中寻找,这样做是没有意义的。
  • 第二个原因是视觉上的凌乱。用区域作为层次结构的顶层,这意味着,即使我把所有的堆栈都折叠起来,我仍然会面对22个笔记本。这意味着要找到我想要找的东西,就需要22个起点(左下图)。对比一下只有4个顶层分类(右下图)的简单性,每个分类都可以根据需要展开或隐藏。 使用区域作为层次结构的最顶层,会让我把左图作为最简单的视图,而使用4个P.A.R.A.类别可以让我把它们像右图一样折叠下来

以领域作为起点
以领域作为起点
以 P.A.R.A 作为起点
以 P.A.R.A 作为起点

  • 第三,为了实现项目快速周转的目标,必须将项目全部存储在一个地方。就像如果你想让任务快速完成,就应该把它们保存在一个集中的任务管理器或待办事项列表中。试想一下,为了审核我所有的项目,我必须要钻进22个独立的区域笔记本,再加上我使用的5-6个平台,那是多么繁琐的事情。

我注意到的是,将项目与领域直接联系起来并不是那么重要。因为你的项目是你每天都在参与的事情,你不太可能忘记它们属于哪个领域/类别。而在日常活动中很容易忘记项目的目标。因此,在我看来,将项目与各自的目标联系起来,而不是与领域联系起来,这一点更为重要。

领域 VS. 资源

有几位评论者对领域和资源的区别感到困惑,这就比较麻烦了,因为你没有可操作性/不可操作性的区别。 这里的关键是要记住,区域就是责任区。在你负责的事情和你感兴趣的事情之间有一个非常明确的界限。

责任领域是指你在生活中所承担的不同角色(配偶、母亲/父亲、团队领导、足球教练)、持续的标准(产品开发、公司通讯、法律),以及需要你持续关注的事情(运动、财务、公寓、宠物)。

资源是兴趣(网页设计、众筹、木工、飞盘高尔夫、生物黑客)、主题(心理学、政治、领导力、诚信)、资产(股票图片、排版链接、营销刷卡文件、产品推荐、代码片段)。

这里还有一个有用的准则:把个人相关的信息放在 "领域 "里,把一般性的信息放在 "资源 "里。比如说,在我的健康(区域)笔记本里,我会有血样板、医生的就诊记录、医疗账单和疫苗接种记录(所有与我个人有关的东西),而在我的运动(资源)笔记本里,我会有运动研究、有趣的替代性运动的文章和推荐的训练方案。这样一来,我就可以放心地将资源笔记本(甚至整个笔记本)中的任何笔记都可以即时分享,而不需要先梳理出任何个人信息。而且,我可以在区域笔记中插入指向资源笔记的链接,将这两个类别连接起来(比如将我的个人训练计划与资源笔记中的文章链接,并附上相关的研究报告)。

2. 流程和维护

P.A.R.A.与其他组织方式的一个关键区别是,它是一个动态而非静态的系统。它的力量不是来自于深层次的 "知识 "储备,因为这些知识需要遵循严格的规则和惯例,而是来自于四个类别之间不断变化的信息流动。项目的快速更替不是一个需要管理的风险,而是我们维持这个系统的实际机制。

image

对于一个给定的信息(无论是一行文字、一张图片、一个完整的笔记,还是整个笔记本),都有单独的用例,可以在四个主要类别中的任意两个类别之间流动。

从项目来看

image

对领域来说:有的项目开始时只是一个有明确时间点的项目,但有时会变成一个长期的、持续的领域。你对某件事情的承诺会随着时间的推移而扩大或收缩。你可能会有一个项目,为你的团队雇佣一个人,然后这个人就会成为一个持续的报告来管理。你可能会把一个新的兴趣爱好作为一个副业项目来尝试,然后承诺将其无限期地保持下去,使之成为一个领域。

对资源来说:在一个项目的过程中,经常会产生各种 "中间工作"(头脑风暴、笔记、背景研究、图表、采访记录等),这些都是有价值的,但不一定能进入最终产品。当你完成一个项目时,在将其转移到档案馆之前,最好快速扫描一下,看看是否有可能对未来的项目有用。根据我的经验,这些资料不多且对项目作用有限,但它在未来创造的价值是巨大的。

对归档来说:由于我们的目标是快速周转项目,这是最常见的流程之一,将已完成或不活动的项目转移到档案馆,以备将来参考。

从领域来看

image

对项目来说:通常来说,开始一个新的项目,你会发现曾经收集了很久的东西可能对新项目有帮助。也许你已经在旅行(地区)笔记本上收集了一段时间的想法 —— 当计划和安排一个具体的旅行(项目)的时候,这是一个很好的开始。如果你找到了一个你想采取行动的旅行目的地,你可以把它移到一个全新的 "巴厘岛"(项目)笔记本上,作为开始规划的种子。

对资源来说: 如前所述,把个人相关的信息放在 "领域 "里,把一般有用的信息放在 "资源 "里是个好主意。但有时你会意识到,你认为只与你相关的笔记也可以为他人提供价值。例如,我意识到我的个人时间追踪数据,收集了多年的个人时间追踪数据,作为一个例子,可能会对别人有用。我把它移到了量化的自我(资源)笔记本上,这样以后如果我想和别人分享有用的资源,肯定会看到它。

对归档来说:虽然这种情况很少,但有时一个领域停止活动,可以归档。我帮我爸做了很多年的企业网站,这个领域的责任是无限期的。但最终我太忙了,就把那个领域搬到了档案馆。这也适用于关系,无论是工作还是个人关系,通常都没有确切的结束日期,但在搬家或换工作(或分手)后,可能会变得不活跃。

从资源来看

image

对项目来说:通常情况下,以前只是一个兴趣爱好的事情,往往会被点燃,变成一个完整的项目。这其实是资源笔记的主要用例之一。一位BASB的参与者多年来一直在跟踪区块链技术的兴起,收集一些他认为有用的新闻、研究和分析的小片段。在课程中,他意识到他可以将这种兴趣转化为一个在线课程,向新手观众解释区块链的基础知识。他并没有从零开始这个新项目,而是已经积累了大量的知识,可以在此基础上再做一个新项目

对领域来说:如果你意识到资源笔记本中的某个信息可以应用到你生活中的某个责任领域,就会出现这种情况。也许你有一个食谱(资源)笔记本,并意识到其中的一个食谱可以为你所承诺的新标准派上用场,比如为你的家庭(一个领域)烹饪更健康的饭菜。

对归档来说:随着时间的推移,有些兴趣爱好会沉寂下来,这很正常。你不希望删除与之相关的信息,因为你永远不知道它什么时候会再次活跃起来。但在这期间,将资源笔记本归档,避免让你的工作空间变得杂乱无章。我自己的例子包括 "时间追踪"、"赞助/合作伙伴关系 "和 "HTML "的笔记本。

从归档来看

image

对项目来说:这个用例是保留存档项目的主要原因之一。从过去的项目中,有一些有用的信息可以在当前和未来的项目中使用,这是很有意义的。无论是与老客户的电话会议记录,还是对某个行业的背景研究,或者是你为相关设计项目拍摄的照片,这都是你利用自己积累的 "智力资本 "来获得杠杆作用的主要方式之一。

对领域来说:同样的,你很久以前收集到的信息也会突然变得与你所承担的新职责相关。也许你过去工作中的绩效评价可能对你的新角色管理他人很有用。也许一份很久以前的室内设计项目中的杂志剪报可能会激发你对目前的公寓进行升级改造的想法。

对资源来说:我发现一个过去的项目,现在被存档了,在我的脑海里一直沉浸在过去的项目中,后来又变成了我的兴趣。也许我做了一个咨询项目,需要深入到一个新的行业,在这个项目结束后,我可能会想继续参与进来,关注这个行业的新发展。将相关的笔记从存档的项目笔记本上移到新的资源笔记本上,将是一个很好的开始。

实时组织

你可能会想,"我到底是在什么时候才能把这些工作从一个笔记本上的信息'流转'到另一个笔记本上?" 其潜台词是: "世界上有谁有时间做这么细致的记录?"

你可以把这些 "再组织"的时间安排在一个严格的时间轴上,按设定的时间间隔执行,比如每天、每周和每月。但我不建议这样做。我建议,当机会出现时,应择机执行组织工作,而不是迂腐地或 "只是因为"。我把这种方法称为 "及时组织"(Just-In-Time Organization)。这看起来就像在你的组织结构中,随着你的发展,在你的组织结构中进行小批量的改变,而不是大批量的改变,更不是作为一种专门的努力。

为什么?因为 "整理东西 "是人们永远不会去做的事情之一。原因很简单:它代表着耗时的间接工作,没有明显的回报或影响。在一个项目中,你没有时间去 "停下来整理东西",因为你需要每一分钟的空闲时间去赶工期。而且你也不会在项目结束后再去做,因为要去做下一个项目了。在你的部门预算中,没有专门的项目用于 "整理工作"。因此,这种工作一拖再拖,直到达到一个崩溃点,所有的系统开始崩溃。然后,这种故障被归咎于 "缺乏生产力"。相反,当你已经在浏览你的笔记的时候,利用这段时间,把你注意到的一个笔记转移到其他地方会更合适。这些天我们都在设备上花了很多时间,这样的机会比你可能意识到的还要多。

对于我上面描述的所有流程,不用担心把笔记从一个类别流转另一个类别是完美无缺的。没有 "完成",因此你不必担心 "完成 "是什么样子的! 你总是有搜索作为备份工具,无论你漏掉了什么,或者放错了什么,都可以找到。一旦你开始有规律地使用这套系统,你就会频繁地与这4个分类进行互动,你就会开始注意到各种小的优化和变化,让信息更容易被未来的自己发现。

3. 常见问题

是否有必要为每一个项目、每一个区域、每一个资源,在每一个平台上创建相应的笔记本,即使我还没有什么东西要放进去?

简单来说是「不」 —— 你要避免创建一大堆可能永远不会被使用的空的笔记本或文件夹,这只会让你的工作空间变得拥挤不堪。我建议你也要投机取巧地这样做,换句话说,只在Dropbox、Google Drive或你的任务管理器中创建一个相应的文件夹,当你真正有东西要放进去的时候,才会在Dropbox、Google Drive或你的任务管理器中创建相应的文件夹。

但有一种情况,你可能会想在前期创建一个文件夹:当你在现场创建一个新的笔记本或文件夹所带来的摩擦会让你根本无法捕捉到信息。比如说,如果你在移动设备上抓取了很多信息,往往很难通过移动界面即时创建新文件夹。只有在项目上,也只有在Evernote和我的任务管理器中,我才会提前创建所有的笔记本/文件夹,尽可能地实现随手捕捉的无缝对接。

你怎么知道把一个给定的信息放在哪个平台上?

对我来说,这个决定往往很明确:这取决于每个平台的限制,以及我所需要的功能。我默认存储文本和图片的地方是Evernote,因为它的优势在于它的多功能性,可以将不同类型的媒体保存在一个地方,并且不需要打开单独的文件就可以将这些媒体曝光。如果是大文件(如 Photoshop、Illustrator 或 InDesign 文件),或者是需要独立的文档(客户提案、简历或幻灯片演示文稿),我会将其保存在 Dropbox 中,因为 Evernote 的设计并不适合处理大文件。如果我需要实时的群组编辑功能,或者希望其他人对文档添加评论或建议,我会将其转移到 Google Drive。除此以外,我或多或少都会根据其他平台的独特功能做出临时决定,使用其他平台。拥有一个涵盖了大多数文件的系统的最大好处之一就是,对于那些罕见的例外情况,你能够给予它们充分的关注,并做出深思熟虑的决定。

为什么这么具体地划分区域?

有些人问我为什么要把我的责任领域分成这么小的区块。在我的案例中,有22个。

image

这确实是个人的决定,但对我来说,它有一个很有价值的好处:它让我更容易确定自己在某一领域是否达到了个人标准。如果我只有 "工作 "和 "个人",我将很难确定我在哪些方面做得不够好,应该做出哪些改变。但是,把我的生活分成22个领域,可以让我更客观地评估这些领域。如果我决定要提高某个领域的标准,那么很容易就可以直接针对这个领域创建一个新的项目。

如果平台之间的文件夹结构随着时间的推移开始渐行渐远怎么办?

随着时间的推移,你会发现,不同平台之间的对应文件夹开始 "漂移"。这是因为不同的项目使用不同的平台组合,所以在Evernote中创建和执行的整个项目可能永远也找不到到Google Drive或Dropbox。

这其实是很好的。不要觉得有必要让他们在任何时候都保持完美的一致,按照一些刚性的时间表。P.A.R.A.的弹性很强,一点点的分歧不会立刻造成破坏。我也会根据需要适时地做这样的事情:当我注意到分歧越来越严重,以至于找不到我要找的东西,或者平台之间的不一致开始影响到我的工作方式时,我就会花时间重新给文件夹重新命名,并把东西重新调整到一致。

另一个例外:某些类型的文件夹只存在于一个平台上,不需要每个平台都有相应的文件夹。例如,我的Zoom通话的录音,在我的电脑上有一个专门的资源文件夹,它们会被自动保存,但我不需要每个地方都有一个 "Zoom录音 "文件夹。

PARA Part 2: Operations Manual - Forte Labs(EN)